Hoy estamos a pleno encarando los festejos de fin de año de la empresas. Sin embargo, y más allá del tema coyuntural, siempre habrá diversas oportunidades y eventos que se realizarán a lo largo del año corporativo.
Aquí ofrecemos algunas claves a tener en cuenta para organizar apropiadamente los eventos.
Lo ideal es planificar con tiempo la fecha de realización del evento, es importante que la gente conozca la fecha con anticipación, para poder organizar sus actividades y compromisos familiares.
Si es posible evite los lunes, donde el humor no es el más apropiado para asistir a una celebración. Lo mejor es seleccionar para la fiesta un día miércoles, jueves o viernes (los empleados valoran mucho sus fines de semana, para estar en familia).
Antes de decidir qué tipo de evento organizar, es muy importante recordar cuáles fueron las fiestas más exitosas y comentadas: cada empresa tiene un perfil de gente que se identifica más con determinadas cosas o tiene gustos afines.
Opciones para el día
Ha crecido mucho la oferta en este tipo de fiesta. Actualmente se alquilan estancias, chacras para pasar un día de campo o full day en una quinta con pileta y actividades recreativas. Una ventaja que tiene esta alternativa es que se puede organizar en horario de trabajo, con lo que el empleado lo percibe como un beneficio extra. Este tipo de fiesta suele ser mucho mas relajada, y no hay tanto protocolo con la vestimenta y producción de los invitados.
La desventaja es que a algunas personas les resulta incómodo ponerse traje de baño frente a compañeros de trabajo, o estar en ropa deportiva. Por otro lado, a la gente joven le gustan más las salidas de noche.
Catering
Como buenos argentinos valoramos mucho el asado, una opción que va muy bien con las fiestas de día. Pero hay muchas otras propuestas de menúes fríos, que pueden ser acompañados por una importante mesa de dulces, tragos frutales, bebidas frescas y helados.
Al momento de la diversión y entretenimiento, los juegos grupales deportivos, las actividades en la piscina, los juegos acuáticos y multiespacios con juegos no dirigidos son los más valorados por los invitados.
Fiesta de noche
Se puede elegir desde un salón para eventos hasta un predio no tradicional, como discos, barcos o restaurante temáticos. Lo más acertado es evitar la oficina o el lugar de trabajo para desarrollar el evento.
El tipo de fiesta define en gran medida el catering, si será una cena formal o un cocktail informal. Es importante tener en cuenta que en una cena informal la gente circula libremente y puede interactuar con personas de otros sectores; además, puede elegir con quién pasar más tiempo o armar un pequeño grupo de preferencia.
Las últimas tendencias en gastronomía se inclinan hacia el cocktail, y la barra de tragos en una ambientación descontracturada con abundancia de livings, camastros y gazebos que acompañan el estilo.
Diversión para todos
• Seleccione un equipo inter-áreas para organizar la fiesta. Por un lado, eso permite integrar a personas de diferentes secciones, y por el otro, que haya representantes de cada sector. Además, le quita a la Gerencia de Recursos Humanos la presión de ser quien elige por todos. También este grupo puede colaborar durante la fiesta, por ser referentes de toda la compañía.
• Lo ideal es que el salón tenga una buena ambientación. Si no es así, la empresa se debe ocupar de este aspecto al momento de la fiesta.
• Contrate un disc jockey que acompañe toda la fiesta, la música es clave en una velada divertida.
Incluya un show musical en vivo, preferentemente durante el momento central de la fiesta.
• Si el presupuesto lo permite, la actuación de un celebrity (puede ser un animador o un show musical) es un plus que llama mucho la atención.
• Genere espacios de integración entre los invitados, donde se puedan reunir sin ningún tipo de barreras de sectores y jerarquías. Para los más jóvenes resulta muy atractivo encontrar juegos como Nintendo Wi, Playstation, pista de scaletrix, golfito, etc.
• Si hay mucha gente joven en la empresa, también puede ser una interesante opción organizar la convocatoria a través de las redes sociales.
Sorteos y regalos
Esto es algo muy esperado y genera una expectativa positiva en los empleados. Como sugerencia, podemos señalar que es mejor pensar en aumentar la cantidad de sorteos que apuntar a la calidad. Si con el costo de un viaje se pueden entregar 20 obsequios, es mejor optar por lo último: más gente se sentirá feliz de llevarse un premio al término de la fiesta.
Si el presupuesto lo permite, lo ideal es entregar un regalo a cada uno. Se puede pensar en algo práctico o un elemento de uso cotidiano, con el logo corporativo sólo a modo de detalle o directamente sin él.
Es importante que el menú esté organizado en varias etapas, para que en el medio haya intervalos de interacción y diversión.
Tanto la calidad del catering como la moderación de la bebida alcohólica, deben acompañar el desarrollo del evento. Es responsabilidad del equipo organizador lograr que la gente se divierta, pero parte de ese rol consiste en controlar el consumo de bebida alcohólica. Es aconsejable servir primero la comida acompañada con bebidas de poca graduación alcohólica, como cerveza y vino. Recién después de trascurrida gran parte de la fiesta, se debe presentar la barra de tragos.
La mejor fiesta es aquella que permite divertirse a todos sin importar las jerarquías dentro de la empresa. Es la que después de transcurridos los días, las personas siguen recordando y comentando.
No olvide que esta fiesta es un bálsamo para quienes trabajan juntos todo el año, y es vivida como un momento muy especial. Por eso, trate de contratar profesionales y los servicios que más confianza le inspiren por su trayectoria, para que todo salga bien. Una vez que los haya seleccionado, confíe en ellos. Así podrá relajarse y disfrutar junto a su gente.
Por Sergio Ventura, Presidente de Kaizen Eventos Corporativos, www.kaizeneventos.com.ar
