Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado. El resultado de sus esfuerzos individuales es un nivel de desempeño mayor que la suma de aquellas contribuciones individuales.
La gerencia busca esa sinergia positiva que permitirá a sus organizaciones incrementar el desempeño. El uso extensivo de los equipos crea el potencial para que una organización genere mayores resultados. Sin embargo, no es el resultado en sí mismo el factor constitutivo del equipo. Sí lo es el proceso de búsqueda permanente de mejora de los resultados, es por ello que, en el desafío de la creatividad y la innovación en los procesos, se pone a prueba a un equipo.
Los equipos eficientes presentan una serie de propiedades:
– Mutua interacción o mancomunidad con un reconocimiento mutuo integral.
– Metas y motivos comunes que permite aunar esfuerzos.
– Conformación de normas de comportamiento que establece límites de interacción para sus relaciones personales y laborales que permita contribuir al logro de los objetivos.
– Establecimiento de roles que posibilita diversos patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las características personales y profesionales de cada uno.
Otras características de los equipos eficientes:
– Buen ambiente de trabajo que empieza con la disposición de los asientos que fomenta una participación plena, donde los integrantes puedan obtener una integración completa.
– Un número óptimo de miembros, que depende de la naturaleza de la tarea y de la necesidad de asegurar una buena interacción.
– La cohesión referida a mantener unido el grupo en cuanto a la comunicación actualizada, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, inclusión y control.
– El compromiso con la tarea y con el grupo.
– Las reglas del grupo o principios de conducta establecidos o percibidos para dirigir el deber del grupo.
– El consenso que se refiere a la toma de decisiones producto de la reflexión, interacción y acuerdo total.
– La preparación de los temas de trabajo y discusión, los cuales deben ser compartidos y comunicados con anticipación con un alto grado de calidad en la información.
Establecer metas en equipo: más compromiso y responsabilidad
Uno de los estilos de administración participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez, el equipo ejecutará los procedimientos de control necesarios para el alcance de las metas.
Para lograr efectividad en este proceso, se sugiere:
– Participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeación.
– Explicar los principales puntos del plan general.
– Asignar los aspectos particulares del plan a los integrantes que más conocen o que más experiencia tienen para que lideren la labor.
– Solicitar que cada persona describa cómo encaja en el plan general.
– Ofrecer la oportunidad a que cada persona realice un comentario sobre cada etapa del plan.
– Comunicar al equipo sus expectativas de logro y el alcance del trabajo.
– Comunicar las expectativas de la dirección general sobre la actuación del equipo.
– Definir conjuntamente los medios y tiempos de comunicación a utilizar.
Dificultades de la comunicación
Son frecuentes los problemas de comunicación que se presentan en un equipo de trabajo, generalmente debido a la personalidad y emotividad de cada uno de sus integrantes. Estas dificultades individuales y grupales deben ser identificadas por el líder y analizadas por todos oportunamente de manera seria y responsable para poder derribar las barreras que afectan la comunicación y el alcance de logros por parte de los equipos de trabajo.
Otras actitudes y comportamientos de comunicación que generan entropía al interior del grupo son:
– El infantilismo.
– El sentimentalismo.
– La histeria.
– El egocentrismo.
Lo más importante es detectar a tiempo las fallas individuales y grupales que pueden llevar al deterioro de las relaciones en el equipo. Todo lo expuesto demuestra que el arte y la técnica de la comunicación suponen una profunda actitud de cambio. Este cambio debe ser promovido por el líder o administrador que, si llegara a ser necesario, buscará asesoramiento en psicólogos o especialistas en el tema.
Por Jorge de la Vega, Presidente de la consultora/productora JVP, www.jorgedelavegaprod.com
