Gestión del tiempo y optimización del trabajo. Para trabajar mejor y vivir más desahogado.
Aunque planifiques y controles tu agenda, siempre surgen llamadas, reuniones, visitas o papeleo que te interrumpen inesperadamente.
Son los llamados “ladrones del tiempo” y hay métodos para combatirlos, o al menos para reducir sus negativos efectos sobre tu horario.
Reuniones infructuosas
En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que no tienen objetivos claros y que sólo representan una pérdida de tiempo. En realidad sólo deberían celebrarse las estrictamente necesarias para el trabajo en equipo, para tomar ciertas decisiones, coordinar un proyecto, exponer resultados… pero con una condición: que produzcan resultados. Para que la convocatoria sea fructífera hay que respetar unas reglas, que fijará el responsable del grupo que se va a reunir, y que en líneas generales son las siguientes:
Antes
– No permitas que asistan personas que no son necesarias, no aportan nada y que son invitadas sólo por costumbre. Más que una contribución, su presencia resulta una molestia.
– Fija el número de participantes en función de lo que se persigue. Entre cuatro y seis personas para tomar decisiones, ya que este número favorece la participación de todos los asistentes –es el caso de los comités de dirección–. De seis a nueve, para asumir responsabilidades en campos diferentes y complementarios –para trabajos en equipo–. Entre nueve y doce, para tareas que requieran creatividad, porque permite una gran variedad de puntos de vista –por ejemplo las tormentas de ideas–.
– Comunica (al menos con una semana de antelación) a las personas que van a acudir el día y hora de celebración, así como la de finalización. De este modo podrán planificarla en su agenda personal.
– Elabora un programa que explique el objetivo de la cita y los puntos a tratar. Entrega este documento a los futuros asistentes para que preparen el tema. En una reunión no se trabaja, ésa es una fase previa y por esta razón se avisa con tiempo. Lo que se busca en la reunión es fijar directivas y tomar decisiones.
– Sé puntual y exige puntualidad. Antes de llegar, comprueba que la mesa de trabajo está despejada de cualquier elemento que no tenga relación con la tarea que se va a tratar.
Durante
– No toleres impuntualidades ni interrupciones. Prohíbe los móviles y las entradas y salidas a tomar llamadas. Esta práctica es muy habitual entre los ejecutivos, que, pese a tener secretaria, están acostumbrados a responder ellos para solucionar directamente el problema. Con ello dilatan la discusión, lo que supone una falta de respeto para con el tiempo de los demás participantes.
– Presenta los puntos del día uno por uno, asignando tiempos para cada uno de ellos.
– Trata de concentrar la discusión en los objetivos más que en los procedimientos.
– Anota en la agenda todo lo relevante: objetivos, proyectos, ideas, entrevistas, síntesis…
– Da la oportunidad de hablar a todos los que tengan algo que aportar. Mantén la cohesión del grupo. No temas interrumpir si crees que se está desviando del objetivo o no se dice nada interesante.
– Si ha sido necesario tomar alguna medida adicional, asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha para su cumplimiento.
– De ser necesario, establece el propósito y la fecha de la siguiente reunión.
Después
– Si la discusión se ha complicado porque ha habido opiniones diversas, haz un acta fiel y breve de las deliberaciones. Así se aclara lo que no se haya entendido, lo que se haya podido perder o bien las decisiones que se tomaron y las conclusiones. También debe mencionar los nombres de las personas encargadas de tomar las acciones necesarias y el tiempo de ejecución de las mismas.
– Haz llegar copias del acta a quienes asistieron y a quienes no lo hicieron pero les incumbe lo tratado y sus resultados.
Nunca se debe hacer
Todos los asistentes: Decir a alguien que está errado, deja que el grupo tome esa decisión; hablar tan enredado que los participantes no te puedan entender, discutir o ridiculizar a alguien, tratar de ser chistoso o, todo lo contrario, presentarse como el experto o la autoridad.
El coordinador: Tomar partido monopolizar la discusión o dejar que otro lo haga, permitir conversaciones bilaterales, responder todas las preguntas sin devolverlas al grupo.
Llamadas de teléfono
El teléfono tiene un doble uso, según seamos autores o receptores de la llamada. Las nuestras son siempre interesantes, al menos para nosotros. Pero las que recibimos no siempre resultan de nuestro interés. Cada caso requiere sus normas.
Cuándo contestar
No siempre has de hacerlo, al menos personalmente. Según el puesto que ocupes, te convendrá seguir las siguientes recomendaciones.
Si eres jefe:
– Filtrar las llamadas es una de las funciones principales de tu secretaria. A ella le resulta fácil decir que no te encuentras, que estás ocupado o pedir que te llamen en otro momento. Debes aprovechar esta ayuda al menos cuando estés atendiendo una visita concertada con días de antelación. Si el teléfono interrumpe la conversación, causarás una mala impresión y la reunión se alargará.
– Evita a los pelmazos. Ya sabes, esas personas que, sin preguntarles cómo están, te lo cuentan y con detalle. Suelen convencer a la secretaria con argumentos como “soy un amigo” o “es un asunto personal”. Una vez cazado, defiéndete. Hay una lista negra para que tu ayudante los tenga localizados.
Si eres empleado:
– Instala un contestador para recoger más tarde los mensajes. Entonces decidirás si debes devolver o no la llamada y cuándo hacerlo.
– Es posible que un compañero esté dispuesto a contestar tus llamadas si no se lo pides muy a menudo.
Y en ambos casos:
– Anota en un papel lo que estabas haciendo para que sepas en qué te quedaste.
– Trata de agrupar las llamadas habituales en las horas que más te convengan. El procedimiento es sencillo: házselo saber a tus interlocutores. Todos evitamos llamar a alguien a media mañana si sabemos que, a esa hora, suele salir a tomar café. Si nos indican que una parte de la jornada es más oportuna, tenderemos a utilizarla en beneficio propio. A nadie la gusta llamar en vano.
– La persona que hace la llamada tiene el derecho psicológico de terminarla, así que cuando puedas, es preferible que la hagas tú.
Cuándo llamar
– Antes de descolgar, ten claro el objetivo que persigues. Quizás puedas prescindir de la llamada, confiarla a otra persona o hacerla en otro momento.
– Si has decidido llamar, no improvises. Es frustrante recordar, inmediatamente después de colgar, que te has olvidado de algo. Haz una anotación como recordatorio de lo que quieres preguntar o comunicar. También debes organizar alrededor del teléfono los documentos que puedas necesitar. Es molesto para el cliente y da impresión de desorden el hecho de interrumpir la conversación para buscar una información.
Los inoportunos
Hay demasiada gente aficionada a interrumpir. Pueden ser colegas o visitas inesperadas que te preguntan “¿tienes un minuto?”. Pero nada exige tan poco tiempo.
Interrupciones
– Demasiada cháchara. Si no puedes concentrarte porque algún compañero comenta todo lo que se le pasa por la cabeza, comunícaselo, pero con tacto para que no se ofenda. El último recurso es cambiarte a otro lugar, pero no adoptes esta solución como algo normal. Restringe tu accesibilidad sólo cuando sea preciso y nunca hasta cortar tus líneas de comunicación.
– Piensa tú también con qué frecuencia interrumpes. Si es a menudo, estás retrasando el trabajo de tus compañeros. Al final serán ellos quienes tengan que justificar salirse del plazo de entrega o quedarse más horas para terminar a tiempo. Si a lo largo del día surgen temas que puedan interesar al otro, agrúpalos en lo posible y comunícalos cuando a los dos les venga bien.
A lgunos directivos mantienen la temperatura de su despacho en sólo 13° C. Mientras ellos están bien protegidos con ropa interior térmica, las visitas sólo permanecen el tiempo realmente necesario. Y como precaución, no organices una reunión en tu despacho, siempre se quedará una camarilla comentando otros asuntos.
El jefe también incordia
Cuando un jefe entrega un trabajo urgente, suele considerar de gran ayuda para sus colaboradores ir a verlos cada 30 segundos para ver si está terminado. Si el trabajo requiere cierto grado de precisión, con esta actitud está impidiendo que se concentren. Otro error es creerse con el derecho de, por ejemplo, convocar una reunión ¡ya! Esta espontaneidad va en contra de la productividad.
Visitas
La educación te obliga a atender al visitante, pero ponle límites:
Que no entre. Si un colega de un despacho próximo se cerciora por teléfono de que estás disponible, anticípate y ve a su terreno. Podrás terminar cuando quieras. Si él es quien llega pídele que te acompañe a hacer algo y despáchale en el pasillo.
Que no se siente. Si algo te impide realizar la anterior maniobra, impídele que se siente. Basta con que tú no lo hagas.
Si se sienta, que se vaya lo antes posible. Utiliza la fórmula “lamento no poder dedicarte más de diez minutos”, nadie se ofende por ello. Respeta el plazo y mantén la atención en el asunto que interesa a tu visita. Divagar o bromear es tirar piedras sobre tu tejado. Si el tiempo se alarga, mira tu reloj, interrumpe la entrevista para atender una llamada o dar instrucciones, haz señas a tus colegas o, en último caso, levántate y da por terminada la entrevista. No seas cínico, si agradeces la vista, se repetirá.
Trabajos extra
Desde La página del marrón de geocities.com definen el ‘marrón’ como “aquel cometido que resulta desagradable, tedioso o incluso ingrato para el que lo ha de desempeñar. Aplícase también a este término aquella ocupación que, aún no siendo ella misma molesta, sí lo son sus condicionantes y situación, tales como tiempo para realizarla o el tipo de persona que lo solicita”.
En este tipo de trabajos se pueden dar incluso agravantes, como urgencia, nocturnidad, alevosía e inutilidad. Claro, que todo depende del punto de vista que se tenga, ya que para el jefe se trata de una tarea de suma importancia para el desarrollo estratégico de la empresa, y por lo tanto ha de realizarse con el máximo esmero y en el menor plazo posible. Es más, debería estar lista ayer.
Evitarlos o asumirlos
Según una ley de Murphy, “si te puede caer un ‘marrón’, te caerá”. Y como dice el teorema de Patrick, “si te salvas del ‘marrón’, es porque a tu jefe le conviene”. Aún así, hay algunas reglas para tratar de evitarlos:
No estés tan dispuesto. Huye del perfil de los llamados ‘buscamarrones’. Se les reconoce pues sus frases suelen empezar por “yo me ofrezco voluntario” o “yo te doy una mano”. Esta predisposición les hace ganar amigos, tanto entre los compañeros como entre los jefes, pues ven en ellos un blanco perfecto de descarga. Si no quieres caer en esto, no muestres tu habilidad para prácticamente cualquier cosa.
Pregunta menos. Suelen ser trabajos que han estado paralizados durante mucho tiempo y que nadie ha querido realizar hasta el momento. Si ves alguna tarea que coincide con esto, mejor no saques el tema.
Pregunta más. El problema se vuelve inevitable cuando se trata de una genialidad de última hora, y por lo tanto no te ha dado tiempo a prever que está en el aire y le puede caer a alguien. En caso de que no esté dentro de tus competencias, dilo. Intenta convencer a tu jefe comentándole, por ejemplo, que ese trabajo que realizas no es tan importante como el que haces en el momento. Si al final te toca resolverlo, pregunta claramente para qué sirve y qué objetivos se persiguen con ese trabajo, cuánto tiempo te dan para desarrollarlo y con qué medios cuentas. Con esta actitud mostrarás que, en cierto modo, eres reacio a hacerlo. La próxima vez dudará entre encargártelo a ti o dárselo a alguien menos discutidor.
Cómo rentabilizarlos
Si no has podido eludirlo, al menos sácale partido. Negocia el rechazo de otras tareas que tengas asignadas. Además, haz notar a tu superior que eres capaz de asumir nuevas tareas e intenta convencerle para que te asignen proyectos que sirvan para promocionarte dentro de la empresa. Exige un curso de formación para que complete tus conocimientos, o si has tenido que ampliar tu jornada laboral durante el tiempo que te ha llevado realizar el trabajo, negocia días libres o una prima.
Cuanto más “marrones” hayas aceptado resolver, más posibilidades tendrás de ser candidato para que te caigan todos los que vayan surgiendo.
Problema del jefe
Los ‘marrones’ los sufren los empleados, pero el problema lo crea el jefe y, como tal, debe reconocerlo y tratar de poner remedio. Estas son situaciones que provocan estrés, desmotivación, conflictos entre compañeros y alteran el trabajo en equipo y la planificación personal de cada empleado. Por lo tanto, la única solución es que el jefe aprenda a organizar. Para ello debe evitar un estilo de dirección caprichoso, aprender a distinguir entre urgente e importante, respetar el tiempo ajeno y definir con más precisión los objetivos.
Falta de comunción
Un trabajador espera la orden para comenzar una tarea, un departamento realiza un trabajo y, una vez finalizado, comprueba que otra área podía haberle facilitado información… Estos son sólo dos ejemplos de una realidad: en una empresa todos dependen de todos. Ello obliga a que las líneas de comunicación estén abiertas o, de lo contrario, se obstaculizarán tareas y, en definitiva, se perderá tiempo.
Comunicar
Un buen sistema para hacer circular la información es la cadena en la que el presidente informa a un comité ejecutivo, que informa a los responsables de división, etc. Eso sí, cuantos más escalones haya, mayor será el peligro de que el mensaje se distorsione o se pierda. Para evitar esto, piensa que la comunicación verbal está indicada cuando deseas que el mensaje llegue con rapidez a pocas personas, y los mensajes escritos cuando haya que transmitir hechos que afectan a todos los empleados. Estos últimos deben ser breves para evitar interpretaciones erróneas y animar a que se lean en cuanto se reciben, no dejarlos “para después”. Si esto ocurre, lo más normal es que terminen en la papelera sin ser leídos.
Cuando la noticia es urgente y hay que comunicarla a todo un equipo, la mejor forma de ponerse en contacto es a través del correo electrónico. Ahora bien, ¿qué se debe comunicar? Como norma general, hay que informar de todo lo que facilite, acelere y permita mejorar el trabajo de una persona o un departamento. Si dudas acerca de transmitir una información o no hacerlo, transmítela.
Escuchar
La dirección también obtiene resultados cuando escucha a los empleados y, por ello, debe dedicar tiempo a atender sus comentarios. Esto supone estar abierta a las críticas y no oír sólo lo que desea escuchar. Hay que evitar el favoritismo, es decir, reflexionar sobre las palabras y no acerca de quién las dice. Además, en algunos casos la comunicación es un fin en sí misma. En otros, la acción es esencial. Nunca debes prometer una medida y luego no llevarla a cabo, con esto sólo habrás perdido tu tiempo y se lo habrás hecho perder a otro. Por último, no pierdas ni un minuto con quien se niegue a comprender.
Los directivos reciben mucha información, sólo deben comunicar la que aporte algo al trabajo de los empleados. Lo demás es perder tiempo y hacérselo perder a los otros.
Viajes y comidas de trabajo
En los viajes siempre hay tiempos improductivos (retrasos de vuelos, espera para el embarque…). Lo mismo ocurre con las comidas de trabajo (retraso de otros comensales, tardanza entre platos…). En ambos casos es bueno actuar como con las reuniones, es decir, evaluar si el desplazamiento es rentable. ¿Tienes que ir tú o puede ir otra persona?, ¿es posible que se desplace la otra parte o quedar a medio camino?, ¿hay algún medio (fax, teléfono…) que proporcione la misma solución sin necesidad de moverse? Si después de todo decides asistir, ten en cuenta otros aspectos.
En los viajes se producen tiempos muertos que hay que rentabilizar. En cuanto a las comidas de trabajo, lo habitual es que ni se coma a gusto ni se trabaje.
Viajes
Antes de salir
– Organiza el trabajo de tus colaboradores, así no estarán parados cuando tengas que ausentarte.
– Si te desplazas en coche, programa el itinerario para evitar dar rodeos. Si viajas en tren o avión y vas a hacer escalas, confirma cada vuelo y la reserva de hoteles.
– Recopila todos los documentos necesarios para las reuniones que llevarás a cabo.
– Prepara el equipo que necesitarías para convertir cualquier sala de espera en tu despacho (portátil, móvil…). Averigua si necesitas adaptadores para el equipo en el extranjero.
Durante el viaje
– Algunas actividades, aunque importantes, exigen tan poco tiempo que no resulta práctico incluirlas en el programa del día (lectura o trabajo apropiados para resolver en tiempos cortos, grabaciones de cursos, algunas llamadas…). Estas tareas se pueden resolver en los tiempos muertos que surgen cuando se viaja. Haz una lista con estos trabajos y, cuando se presente el momento, atiende las tareas por orden de importancia.
– Actualiza las notas que has tomado en las reuniones. A partir de ellas, fija nuevos objetivos y, si es preciso, planifica otras reuniones para comunicarlos: Si no lo haces en el momento, cuando regreses al despacho puedes confundir los datos o no recordar los de más interés.
Comidas
Prepara con antelación el tema que se va a discutir, ten claros los objetivos que persigues y controla el tiempo que podrás permanecer. Aún así, piensa que el éxito de una comida de trabajo depende, en gran parte, del número de asistentes. Hasta cuatro personas suele dar buenos resultados, si se sobrepasa este número, malo. Si una reunión es difícil de controlar, cuando hay comida –y sobre todo bebida– de por medio lo normal es que se hable de todo menos de lo importante. Por ello:
– Apenas se toma asiento no es común ir al grano, pero si el tiempo transcurre y la conversación se aleja de la trayectoria que pretendes, ve pensando en tomar el café en la oficina. Pide disculpas por tener que marcharte, pero hazlo.
– Cuando la conversación no muestra signos de concluir, pero no se aleja del tema por el que decidiste acudir, valora la importancia de los comentarios. Si aportan información interesante, quédate. Pero si se dan vueltas sobre lo mismo y no hay conclusiones nuevas, es el momento de irte.
Cambio de objetivos
La falta de dirección por objetivos hace perder a la empresa mucho tiempo y muchos recursos. Se comienzan mil cosas que se cambian antes de terminarlas, se modifican plazos de entrega, se anda y se desanda camino permanentemente y se emplean recursos para proyectos que luego deberán abandonarse… A veces es rentable modificar un objetivo o abandonar un trabajo para comenzar otro, pero sólo a veces. Cuando esto ocurre con recuencia, algo falla. Tanto directivos como empleados son responsables de este error y ambos deben tratar de ponerle fin.
Los directivos
Son los responsables de fijar metas para la organización, para cada departamento y para cada trabajador. Por ello, deben tener en cuenta que más de un objetivo es ningún objetivo. Así, hay que evitar el caos centrándose sólo en un fin preciso, claro, con fecha de cumplimiento y alcanzable. Si hay varias metas, deben ser compatibles entre sí.
– No cambies por el hecho de cambiar, sólo debes modificar algo cuando ofrezca ventajas claras para el trabajador o para el trabajo. En algunos casos, por ejemplo, cuando se pide a alguien que entregue un trabajo antes del plazo fijado, debes facilitarle el camino: poner más recursos a su alcance, más autoridad… No todo es exigir.
– Ten en cuenta que una vez que se ha puesto en marcha un programa, la resistencia al cambio se producirá sin duda. Por lo tanto, ofrece explicaciones y muéstrate abierto a las sugerencias. Sólo si la gente identifica un cambio con sus intereses, se comprometerá a llevarlo a cabo.
– Casi siempre es posible perfeccionar el proceso de trabajo, pero esto no significa que se deba modificar sobre la marcha. Identifica las pautas mejorables y aplícalas la próxima vez.
La responsabilidad de los directivos es lograr los objetivos, y no cambiarlos aunque su consecución sea difícil. Así, lo previsto es que se hagan todos los esfuerzos posibles para encontrar nuevas formas de hacer las cosas, desarrollar nuevos planes, etc., que hagan posible el logro de los objetivos inicialmente planteados.
Los empleados
Cuando estés enfrascado en las tareas que programaste y tu jefe llega con un cambio inesperado, sólo tienes una salida: pregúntale por qué, para qué y cómo. Hazle pensar. Sólo así recordará que la responsabilidad sigue siendo suya y se replanteará la verdadera necesidad de modificar un objetivo o de abandonar un proyecto para comenzar otro nuevo. Otra cosa. A veces los objetivos no se cambian: sencillamente, los entendiste mal. Cuando te planteen una tarea, involúcrate en su planificación y asegúrate de que entiendes lo que piden.
Por el Dr. Alejandro Salvi, –psicólogoempresarial, especializado entécnicas de la comunicación humana, titular de dos Master (U.S.A.) sobre esta especialidad–.
Fuente: www.vidaplenanet.com.ar
