Los cambios vertiginosos de la tecnología aplicada a los modelos de producción y a las comunicaciones, pasar de una economía cerrada a una economía competitiva y el impacto de la globalización sobre las organizaciones, imprimieron un giro en las necesidades de las empresas respecto de su management.
Las estructura de las organizaciones se hacen cada vez más flexibles, se achatan, se redefinen los sistemas de autoridad desde una supervisión directa, hacia una supervisión de procesos y evaluación por objetivos.
Visión estratégica, adaptación al cambio, lectura del contexto, son sin duda competencias que determinan el éxito de la gestión.
De la mano de la comunicación on line y en función de la necesidad organizacional de acompañar los cambios de los mercados, la información llega cada vez de forma más directa a los puestos de trabajo.
Ya no es el jefe quién informa a su equipo, ahora, los ocupantes de distintas posiciones son los nexos privilegiados para el in put y el out put de información imprescindible para la toma de decisiones y la estrategia del negocio.
Los cambios paradigmáticos en nuestra forma de organizar, coordinar y ejecutar tareas y funciones, no dejan fuera al rol de Secretaria tradicional que hoy convive con los Asistentes de Negocios.
Asistir a un Negocio , se vincula con la Facilitación, concepto relacionado con el liderazgo, que se asocia con la capacidad de anticipación , el análisis, la gestión de recursos, habilidades comunicacionales, entre otras.
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Secretaria Tradicional |
Asistente Ejecutiva |
Asistente de Negocio |
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Asiste a un jefe |
Asiste a un pool de jefes |
Asiste a un negocio |
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Responsabilidad sin autonomía |
Responsabilidad con autonomía |
Asume responsabilidades y toma riesgos |
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Acción orientada a la Tarea |
Acción orientada a la Tarea y a los resultados |
Acción orientada hacia la producción de resultados |
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Tareas altamente definidas y diseccionadas |
Tareas definidas con margen para la iniciativa |
Tareas centradas en objetivos, manejo de recursos delegados |
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Ejecuta órdenes |
Se orienta a resultados |
Visualiza necesidades |
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Reacción |
Proacción |
Anticipación |
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Bajo impacto del entrenamiento y el desarrollo personal |
Entrenamiento de competencias técnicas |
Alto impacto de la formación y el desarrollo de competencias técnicas y de gestión |
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Bajo impacto de las tareas sobre el negocio Alto impacto en la relación uno a uno con su jefe |
Aumento del impacto de las tareas sobre el negocio. Alto impacto en la relación uno a uno con su jefe |
Alto impacto de los objetivos de la posición sobre los objetivos del negocio. Alto impacto de las relaciones interpersonales internas y externas |
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Posición ocupada por Mujeres |
Comienzan a Convivir Varones y Mujeres desarrollando las funciones de Asistente. |
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Presenciamos un momento en donde el rol de Asistente evoluciona, se modifica en función de las necesidades organizativas, mantiene su esencia de staff, es decir, presta un servicio interno pero adquiere otros significados vinculados con los cambios contextuales y organizativos.
Actualmente, la Asistente es una coordinadora de gestión empresarial , cuya productividad se vincula con la capacidad de autogestión , de negociación y el desempeño de competencias comunicacionales.
Es imprescindible que las Asistentes comprendan cuáles son las expectativas de sus jefes respecto del desempeño, qué se espera de ellas, o dicho de otro modo, qué significa agregar valor, desde las expectativas de los líderes organizacionales. Una de las actividades previstas es el Foro de Líderes, en donde representantes de organizaciones públicas y privadas, participarán de un foro cuyo eje será “el perfil de la Asistente requerida”.
Por otro lado las experiencias de vida de Asistentes exitosas de Argentina, Brasil, Chile y Uruguay, nos permitirá comprender cómo se pueden implementar habilidades de liderazgo e innovación en una función a la que tradicionalmente se la asoció con la rutina.
Muchas veces lo que se les ofrece a las Secretarias y Asistentes es formación en base a “Tips” o formulas mágicas “para ser más comunicativa, proactiva, eficiente, etc, etc”. Sin embargo, sabemos que la evolución del rol, desde una Secretaria de Escritorio hacia una Asistente de Negocios, implica compromiso personal , auto conocimiento y, muchas veces, modificaciones que se vinculan con patrones de conducta muy arraigados.
Gabriela Roca, se desempeñó por 12 años en Bunge y Born y fue Asistente del CEO de dicha corporación.
Hoy dirige de una prestigiosa Consultora y se especializó en Coahing Ontológico , por su experiencia y formación es capaz de comprender los cambios necesarios que debe atravesar una Asistente en su camino hacia la profesionalización.
Desde la perspectiva del Coaching Ontológico, Gabriela Roca, abordará los estilos comunicacionales para la coordinación efectiva de acciones que es, en definitiva la tarea básica que toda Asistente realiza: coordina acciones de más de una persona para el cumplimiento de objetivos.
Desde esta perspectiva, la capacidad de coordinación se recorta como una de las habilidades primordiales.
Ezequiel Acha aporta una mirada interesante para el Congreso de Aistentes Ejecutivas, trabajará sobre las habilidades comunicativas como un “arte que puede aprenderse”.
La coordinación es siempre con otros, por lo que la comunicación interpersonal y la capacidad de influencia se suman como aquellas habilidades determinantes para el desempeño de Secretarias y Asistentes.
En el esfuerzo por desarrollarse y crecer, las Asistentes y Secretarias, muchas veces se encuentran con un entorno que no las acompaña. Se les ofrece, a nivel de formación y capacitación, temáticas básicas que no logran captar la verdera realidad del mercado laboral actual.
Para Omar Osess, quien desarrolló una técnica que toma como base la filosofía práctica del Aikido, el fenómeno lingüístico y el Coaching Ontológico, no se trata de que las Secretarias aprendan las diez reglas del buen desempeño.
Así los programas de capacitación que dictamos en Grupo S&N tienen por objetivo acompañar la evolución del rol evolución, ofrecer actividades que permitan comprender cabalmente los requerimientos del puesto de trabajo, las necesidades de desarrollo personales y las expectativas organizacionales respecto del rol.
Anne Marie Richard
www.desecretarias.com
