Llevar una agenda no es tarea fácil, en especial cuando no sólo debes organizar tus tareas cotidianas, sino también, y especialmente, la de tu jefe. Aquí te daremos algunos tips básicos de cómo se debe llevar una agenda.
1) La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y consultarla para recordarla.
Existen varios tipos de agenda:
·· Agenda normal o estándar: Sencilla, con todo lo imprescindible.
Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están divididas por separadores de colores.
· Agenda electrónica: Son prácticas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio.
· Agenda de ordenador: Está en el ordenador (Outlook)
2) Partes mínimas de una agenda
· Listado telefónico y de direcciones.
· Calendarios: Año actual, anterior y posterior.
· Planning: Suele ser mensua.l
· Dietario: Apuntado normalmente por horas.
Agendas que usa la secretaria:
· Agenda de la secretaria: En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.
· Agenda del jefe: En esta se anotarán todas aquellas actividades que competen al jefe.
3) Gestión de la agenda del jefe
Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:
· Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
· Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.
· Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada.
Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.
4) Planificación diaria, mensual y anual
Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificación son:
• El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
• Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días.
• Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.
Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning:
• No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.
• La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
• Las tareas más difíciles se harán en horas Hill
• Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles
• Los días festivos no se programan
• No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad
Fuente: http://html.rincondelvago.com
